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Warum Spreadsheets Ihre Produktentwicklung zerstören

Microsoft Excel wird häufig als das Support-Tool Nummer eins für die Produktentwicklung bezeichnet, Für kleinere Medizintechnikunternehmen ist Excel ein effektives Werkzeug für einfache Berechnungen und Analysen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, steigen die Anforderungen an ein ausgefeiltes Datenmanagement. Zunehmende behördliche Anforderungen und die standortübergreifende Zusammenarbeit erfordern besser Unterstützung, als Excel liefern und leisten kann.

 

Das sind die 7 häufigsten Fallstricke bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen in Ihrer Produktentwicklung:

 

Nachteil 1 - Tabellenkalkulationen sind anfällig für menschliche Fehler

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Menge der Daten, die Sie analysieren müssen. Da die Eingabe und Manipulation von Daten in Excel ein manueller und meist unstrukturierter Prozess ist, sind Excel-Tabellen anfällig für menschliche Fehler.

Eine mangelhafte Datenintegrität kann zu erheblichen Fehlermöglichkeiten in Ihrer Produktentwicklung, Ihrem Qualitäts- und Compliance-Management führen. Das hat Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und daher kann keine Organisation sich auf ein unstrukturiertes und isoliertes Tool verlassen.

Nachteil 2 – Tabellenkalkulationen sind schwierig in der Fehlerbehebung

Die Fähigkeit zur Fehlerbehebung in Tabellenkalkulationen würde das Problem menschlicher Fehler abmildern. Tabellenkalkulationen sind jedoch nicht für die Fehlersuche ausgelegt, da zusammenhängende Daten oft über verschiedene Ordner, Abteilungen und Zweige verstreut sind.

Selbst wenn der Speicherort jeder zusammenhängenden Datendatei ausfindig gemacht werden könnte, wäre das Auffinden von Fehlern in einer Formel über zusammenhängende Zellen extrem zeitaufwändig. Diese Unfähigkeit zur Fehlersuche kann sehr gefährlich sein, wenn eine kritische Geschäftsentscheidung auf der Grundlage fragwürdiger Daten getroffen wird.

Untergang 3 - Tabellenkalkulationen fehlt die Struktur

Tabellenkalkulationen sind nicht mit den Datenquellen verknüpft. Sie verweisen oft auf Dokumente, Teile und andere Informationen, die aktualisiert werden können, mehrere Revisionen durchlaufen, von einem Ort zum anderen verschoben werden und Gefahr laufen, veraltet zu werden. Da Tabellenkalkulationen keine übergeordnete Datenstruktur haben, können sie schwer zu kontrollieren und zu validieren sein. Tabellenkalkulationen fehlt auch die Integration in die Produktentwicklungsprozesse. Das bedeutet, dass die Anwender nicht sicher wissen können, welche Informationen innerhalb der Kalkulationstabelle im Falle einer technischen Änderung ausgewertet oder aktualisiert werden müssen.

Downfall 4 –Tabellenkalkulation taugen nicht zur Zusammenarbeit

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist für die alltäglichen Aufgaben wie Datenmanagement, Compliance-Management usw. unerlässlich.

Bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen ist der schnellste Weg, relevante Daten auszutauschen, der über E-Mail. Diese Methode ist anfällig für Duplikate oder sogar fehlerhafte Daten. Bei so vielen Dateien, die herumgeschickt werden, ist es für die Teammitglieder schwierig, den Überblick zu behalten. Letztendlich passieren Fehler.

 

Fall 5 - Tabellenkalkulationen sind nicht geeignet, schnelle Entscheidungen zu treffen

Daten werden aus verschiedenen Abteilungen extrahiert und zu einer Übersicht konsolidiert. Bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen ist dieser Prozess sehr zeitaufwändig, da es mehrere Tage dauern kann, einen Bericht zu erstellen. Oftmals sind die Daten im Bericht schon veraltet, wenn er auf dem Schreibtisch landet. Folglich ist es fast unmöglich, die schnellen Entscheidungen zu treffen, die notwendig sind, um in einem dynamischen Markt mitzuhalten.

Nachteil 6 - Tabellenkalkulationen sind für den durchschnittlichen Geschäftsanwender nicht intuitiv

Die Tatsache, dass eine Tabellenkalkulation typischerweise von einer Person erstellt wird, bedeutet, dass sie für eine andere Person sehr schwierig zu benutzen ist. Es ist meist schwer zu durchdringen, wie die Tabellenkalkulation aufgebaut ist.

Tabellenkalkulationen sind nicht so intuitiv wie eine dedizierte Produktdatenmanagementlösung für Medizintechnikunternehmen, was das Aktualisieren oder Zusammenführen von Daten zu einem komplexen und zeitaufwändigen Prozess macht.

Fall 7 - Tabellenkalkulationen haben Sicherheitsrisiken

Da Tabellenkalkulationen üblicherweise per E-Mail ausgetauscht oder mit einem USB-Stick außer Haus genommen werden, sind Ihre Daten dem Risiko von Sicherheitsverletzungen ausgesetzt. Ungeschützte Daten können an Ihre Konkurrenz gesendet werden. Da es keinen eingebauten Prüfpfad gibt, gibt es keine Möglichkeit, aufzuzeichnen, wer die Änderungen vorgenommen hat. Es gibt auch keine Rollback-Funktion oder ein Archiv, auf das man sich verlassen könnte.

Zusammenfassung

Wenn Tabellenkalkulationen anstelle eines geeigneteren Produktdatenmanagement-Tools für Medizintechnikunternehmen verwendet werden, setzen Sie Ihr Unternehmen mehreren Risiken aus. Mit einer Qualitätslösung können Sie große Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen ohne das Risiko menschlicher Fehler verwalten.

About the author

Slavko Jovanovic

Slavko has high energy with the atitude to solve complex business problems using an innovative approach. Practitioner of latest software and product management processes that drives continual adaptation product to market fit. He has mastery knowledge of manufacturing process planning, execution and quality process. Solid understanding of modern and legacy software architectures and technologies including J2EE, JavaScript, RDBMS, Non-relational DB, HTML5, JQuery Cordova (PhoneGap), C, C++ along with many others.

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