Der Fluch der isolierten Dateninseln

Neulich genoss ich eine sehr schöne Aussicht auf das Meer. Ich stand auf einem Hügel und konnte ein paar Inseln am Horizont ausmachen.

Als ich versuchte, die Insel zu finden, die ich später an diesem Tag besuchen wollte, ließ mich das ganze Erlebnis an das Konzept der isolierten Dateninseln denken.

Was ist eine Dateninsel?

• Wenn Produktdaten in einer Tabellenkalkulation auf einem Laptop gespeichert sind und keine Verbindung zum restlichen Unternehmen haben
• Wenn Kundendaten in der Vertriebsdatenbank gespeichert sind und der Rest der Organisation keinen Zugriff auf die Kundendaten hat.

Isolierte Dateninseln sind wie jene Inseln, die ich am Horizont ausmachen konnte, denn die Abstände zwischen diesen Inseln sind wie die Verbindung zwischen verschiedenen Datenbanken. Und wenn auch der Blick von oben schön und landschaftlich reizvoll ist, fangen die Dinge an, kompliziert zu werden, sobald Sie Zugriff auf eine dieser Inseln benötigen, denn:

• Inseln sind schwer zu erreichen, da der Zugang begrenzt ist.
• Es kostet auch viel mehr, um auf die Insel zu gelangen.
• Sobald Sie auf der Insel angekommen sind, stellen Sie fest, dass Sie nicht die gleiche Sprache sprechen (Dateitypen sind unterschiedlich und/oder schwierig zu bearbeiten).
• Sie müssen auch lernen, wie man in der Umgebung der Insel lebt (arbeitet), die sich wahrscheinlich sehr fremd anfühlt.

Isolierte Dateninseln existieren in allen Organisationen

Dieses Szenario spiegelt im Wesentlichen die Situation wider, die in Unternehmen aller Größenordnungen auf der ganzen Welt besteht.

Unternehmen verwenden eine Vielzahl von Anwendungen und Tools zur Unterstützung der täglichen betrieblichen Aufgaben wie Änderungsmanagement, Qualitätsmanagement und Anforderungsmanagement.

Durch dieses Muster entwickeln Unternehmen isolierte Dateninseln, die im gesamten Unternehmen weder gemeinsam genutzt noch besonders gut gepflegt werden.

Excel ist (k)eine Lösung

Die von vielen genutzte MS Excel ist die billigste und am intensivsten genutzte Lösung in Unternehmen.

Dieses scheinbar mächtige Werkzeug bietet die grundlegenden Geschäftsfunktionen, wie schnelle Verfügbarkeit, Datenhaltung und die Möglichkeit, schnell Makros zu schreiben. Folglich wird es verwendet, um Geschäftsanwendungen zu implementieren, die aus einer Kombination von Daten bestehen, die durch Regeln und Logik gesteuert werden.

Das Problem dabel

Mit der Zeit reicht die Grundfunktionalität von Excel aufgrund der überwältigenden Größe und Komplexität der Datei nicht mehr aus.

Was noch wichtiger ist. Es gibt keine Rückverfolgbarkeit, keine Historie und keine in Excel integrierten Tools zur Zusammenarbeit.

Aber das ist noch nicht alles.

Da in einem Unternehmen mehrere Abteilungen existieren, gibt es auch eine Reihe von Datenbankprodukten. Manchmal haben diese Produkte einfache Funktionalitäten und hin und wieder enthalten sie sogar abteilungsübergreifend die gleichen Daten. So entstehen Dateninseln mit doppelten Daten innerhalb eines Unternehmens. Es bleibt die Frage, wo ist die richtige Stammdatei?

Wenn jede Abteilung oder jeder Bereich sein eigenes Excel besitzt, ohne dass eine abteilungsübergreifende Kommunikation stattfindet, werden Daten gemeinsam genutzt, ohne dass eine zentrale Datenbank für die Normalisierung der Daten sorgt.

Neue Versionen von Excel können zwar fast 65.000 Datensätze speichern, aber je größer die Datei ist, desto langsamer ist die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Daten, was sich noch weiter verzögert, wenn komplexe Codes verwendet werden.

Wie wir helfen können

Mit Aras Innovator können wir die einfache Konfiguration einer Excel-Lösung mit einem zentralen Speicherort für Daten verbinden, der autorisiert und skalierbar ist.

Aras Innovator löst alle Schwierigkeiten, die in der Regel mit kundenspezifischen Anwendungen einhergehen. Darüber hinaus bietet es die Sicherheit einer Backup-Funktion und einen Benachrichtigungsmechanismus. Die Daten können einfach über die Aras Innovator Web-Lösung geteilt und über mobile Geräte eingesehen werden. Alles in allem bieten Minerva und der Aras Innovator das volle Paket für das Datenbankmanagement.