Skip to the content

Das Risiko bei der Aufrechterhaltung von Informationssilos

Silos sind ein Segen und ein Fluch; sie entstehen in der Regel durch einen neuen Prozess oder ein neues Tool, dass bei den Mitarbeitern zu einer Zeitersparnis und zu einer Erhöhung der Produktivität führen soll. Kostenlose Datenquellen, wie Slack oder Dropbox, tauchen oft im gesamten Unternehmen auf und stellen ein Haftungsrisiko dar, bevor die Compliance-Beauftragten überhaupt von ihrer Existenz erfahren. Während diese Programme unbestreitbar bestimmte Vorteile bieten, schwächen sie auch die Kontrolle über die Unternehmensdaten weiter. 

Die Quintessenz: Den Regulierungsbehörden ist es egal, ob Unternehmensdaten über das gesamte Unternehmen verstreut und schwer zugänglich sind.

Vorschriften gelten gleichermaßen für Daten über diese Silos und Plattformen hinweg. Wenn sie regulierte Daten enthalten, müssen sie entsprechend verwaltet werden. Daher ist es wichtig, dass Compliance-Beauftragte und Manager alle diese Plattformen bei der Planung der Compliance-Richtlinien und -Verfahren ihrer Organisation berücksichtigen.

Wie gehen wir also mit Silos um, wenn sie auf natürliche Weise entstehen?

Eine Methode besteht darin, zu versuchen, den gesamten Stapel von Compliance-Prozessen auf jedes Silo anzuwenden. Dies ist in der Regel ein teures und fehleranfälliges Unterfangen. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines Archivs oder Repositorys, um alle Informationen zu verwalten und einfach neue Datenquellen hinzuzufügen, sobald sie auftauchen. Dies erfordert weniger Aufwand und weniger Änderungen auf der Ebene der Geschäftsprozesse, da Sie viele redundante Schritte eliminieren.

 

Einhaltung neuer Vorschriften

Neue Vorschriften - und Aktualisierungen bestehender Vorschriften - sind für Compliance-Beauftragte von größter Bedeutung. Ohne Einblick in alle bestehenden Daten des Unternehmens birgt jede Änderung oder neue Vorschrift das Risiko, wegen unkontrollierter Datengenerierung belangt zu werden. 

Zum Beispiel verlangt SEC 17a-4 die Speicherung bestimmter Daten auf WORM-Geräten, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Mit vielen Silos wäre es für ein Unternehmen schwierig und teuer, die globale SEC 17a-4-Compliance sicherzustellen, ganz zu schweigen von der Handhabung neuer Datenquellen im laufenden Betrieb. Mit einem einzigen Repository können sich Compliance-Verantwortliche darauf konzentrieren, neue Quellen in das Repository zu integrieren.

Angesichts von Milliarden von Euro, die jährlich allein für Beratung und regulatorische Maßnahmen ausgegeben werden, sollte das Entwirren von Datenquellen, um bestehenden - und zukünftigen - Vorschriften einen Schritt voraus zu sein, eine der größten Prioritäten für Finanzinstitute sein. Es ist eine Sache, sich heute abzusichern, aber eine andere, neue Vorschriften zu antizipieren und einzuhalten, sobald sie kommen. Da die Einhaltung zahlreicher Vorschriften ein kohärentes Datenmanagement über Silos hinweg erfordert, ist es wichtig, eine flexible und kohärente Lösung zu finden.

Synchronisierung von Compliance-Aktionen über Geschäftseinheiten hinweg

Compliance-Bedenken werden oft ignoriert, wenn ein Team oder eine Abteilung ein neues Tool einführt oder wesentliche Änderungen an bestehenden Prozessen vornimmt. Als Compliance-Experte kann es schwierig sein, bei solchen Entscheidungen einen Platz am Tisch zu bekommen; es ist jedoch zwingend erforderlich, dass Organisationen Silos von der Entstehung an verfolgen, anstatt sie zu spät zu entdecken.

Die Compliance-Abteilung ist im Allgemeinen eine von anderen Geschäftsbereichen getrennte Einheit. Oft haben die Records-Management-Abteilungen das letzte Wort bei der Löschung/Disposition, ohne einen Einblick in die Vorgänge in der Compliance-Abteilung zu haben. Das Gleiche gilt für unzählige Abteilungen, von denen die meisten kaum die Möglichkeit haben, die Compliance-Auswirkungen ihrer Handlungen zu verstehen.

Der Informationsaustausch kann jedoch durch ein funktionsübergreifendes Team, bestehend aus Compliance, IT und Managern aus jedem Geschäftsbereich, in die Organisation integriert werden. Wenn die Compliance-Abteilung beispielsweise Maßnahmen für ein bestimmtes Objekt ergriffen hat, kann sich dies auf die Art und Weise auswirken, wie der Records Manager die Disposition für dieses Objekt durchführt. Wenn ein Team intern anfangen möchte, Slack oder einen anderen siloerzeugenden Dienst zu nutzen, kann dieses funktionsübergreifende Team solche Änderungen auf dem Radar von Compliance platzieren. Die gemeinsame Nutzung von Informationen ist entscheidend für die Einhaltung der Compliance und die Synchronisierung von Aktivitäten im gesamten Unternehmen.

 

Deal-Strukturierung und -Restrukturierung

Da Fusionen und große Finanztransaktionen immer genauer unter die Lupe genommen werden, ist es unerlässlich, dass Unternehmen über eine effiziente Methode zur Einhaltung der Finanz- und Kommunikationsvorschriften verfügen, die einen solchen Prozess begleiten. Die Minimierung der Entstehung von Silos und das Management ihrer Integration in die gesamte Compliance-Umgebung ist von entscheidender Bedeutung, um relevante Informationen zu produzieren, angemessenes Verhalten zu dokumentieren und hohe Geldstrafen und Engpässe zu vermeiden. Das bereits erwähnte funktionsübergreifende Team würde den zusätzlichen Vorteil bieten, die Governance von Informationen zu straffen und das Risiko zu minimieren, wodurch teure Fusionen/Veräußerungen beschleunigt werden könnten.

 

Konform bleiben 

Für Finanzdienstleister geht es bei der Compliance um mehr als die Vermeidung von Bußgeldern. Ein effektives System zur Überwachung und Auswertung von Daten kann auch langfristig effizientere und kostengünstigere Abläufe ermöglichen. Unternehmen können das mit Silos verbundene Risiko mindern, indem sie für einen besseren Informationsfluss im gesamten Unternehmen sorgen und diesen Informationsaustausch nativ in ein einheitliches Compliance-System integrieren. Die Finanzdienstleistungsbranche steht bei der Einhaltung von Vorschriften vor besonderen Herausforderungen. Um mit den Herausforderungen und dem sich ständig ändernden regulatorischen Umfeld Schritt zu halten, ist es wichtig, dass die Unternehmen einen Aktionsplan haben. Bei der schieren Menge an Sachbearbeitern und Daten, die gehandhabt werden, spielt Technologie eine wesentliche Rolle bei der Identifizierung und Minimierung von Compliance-Risiken.

 

Welche Probleme verursachen Informationssilos?

Informationssilos, die bestehen, wenn Informationen nicht zwischen Abteilungen oder Bereichen ausgetauscht werden, können das Wachstum und die Effizienz in Ihrem Unternehmen behindern. Silos können zu einer Vielzahl von Problemen führen, z. B. zu Doppelarbeit, mangelnder Synergie und verpassten Chancen. Das Erkennen und Beheben der Probleme, die Silos verursachen, kann Ihnen helfen, die Kommunikationslinien in Ihrem Unternehmen zu öffnen.

 

Informationsfluss

Silos schränken den Informationsaustausch stark ein, da Informationen innerhalb des Silos auf und ab fließen, aber nicht mit anderen Abteilungen geteilt werden. Wenn Ihre Forschungs- und Entwicklungsgruppe Informationen nur selektiv mit Ihrer Marketingabteilung teilt, trifft das Marketingteam Entscheidungen auf der Grundlage der begrenzten Informationen, die ihm zur Verfügung stehen und die möglicherweise nicht korrekt sind.

Zum Beispiel könnte die Marketingabteilung einen großen Vorstoß für ein aktuelles Produkt planen, weil sie nicht weiß, dass die Forschungs- und Entwicklungsabteilung plant, in neun Monaten eine neue Version herauszubringen.

 

Wie Sie Datensilos vermeiden

Datensilos lassen sich leicht beseitigen, indem eine Kultur der Zusammenarbeit, Transparenz und Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen gefördert wird. Hier sind Wege, um Mauern zwischen Teams abzubauen:

  • Standardisieren Sie Prozesse. Egal, ob es sich um Produktentwicklung, Richtlinien, Kampagnen oder andere Strategien handelt, richten Sie einen Standardprozess ein, der Inputs aus anderen Abteilungen einschließt. Ein Ad-hoc-Team, das sich aus Mitgliedern verschiedener Geschäftsbereiche zusammensetzt, kann die Entwicklung überwachen und fungiert als Katalysator für gemeinsame Informationen. 
  • Entwickeln Sie funktionsübergreifende Strategien. Soziale Medien, Crowd-Sourcing, Shared Economy und andere technologische Disruptionen betreffen alle Bereiche des Unternehmens. Heute müssen Abteilungen Geschäftsstrategien gemeinsam nutzen, um schneller auf plötzliche Marktveränderungen reagieren zu können. Der Vertrieb kann es sich nicht mehr leisten, Kundenbeschwerden zu ignorieren, ohne dass dies Auswirkungen auf Marketingkampagnen hat. Die IT muss ein wichtiger Geschäftspartner werden, nicht mehr nur der technische Troubleshooter.
  • Pflegen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit. Teamplay ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen effizienter zu führen. HR, Buchhaltung und Technik müssen eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die besten Talente gehalten werden. Zum Beispiel müssen Vertrieb und Marketing ihre sich überschneidenden Kundenengagements konsolidieren, um ein solides Messaging zu erreichen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
  • Organisatorische Sichtbarkeit haben. CEOs können jetzt bequem von ihrem Schreibtisch aus einen Überblick über alle Abteilungen erhalten. Sie müssen sich nur in ein SaaS-gehostetes Dashboard einloggen und sehen die wichtigsten Leistungsindikatoren in jeder Geschäftseinheit. Die meisten Cloud-Business-Lösungen erlauben es den Anwendern heute auch, Details zu erforschen. Auf diese Weise bleiben CEOs und Top-Level-Führungskräfte auf dem Laufenden über die Unternehmensentwicklung, ohne die Manager ständig nerven zu müssen.

Datensilos sind keine passiven Gefahren, die, wenn man sie unbeaufsichtigt lässt, nur Ihre Chancen zunichte machen. Sie kauen aktiv Teile des Geschäfts, einen Bissen nach dem anderen, bis Sie merken, dass ein großer Teil des Geschäfts weggenommen wurde. Handeln Sie jetzt und stellen Sie sicher, dass Ihre Teams Daten gemeinsam nutzen und an Projekten zusammenarbeiten. Am wichtigsten ist, dass sie Ihr Ziel teilen.

About the author

Christoph Golinski

Bereits in meinem Studium vor fast 20 Jahren hörte ich das erste Mal von diesem Produktdatenmanagement und war schnell fasziniert. Andere “schnitzen” lieber aus imaginären Würfeln Maschinenelemente im CAD-System, ich interessierte mich viel mehr dafür, was dann mit den Daten passieren könnte und wie man gemeinsam an Entwicklungsprojekten arbeiten kann.

Diese Faszination hält mich seitdem gefangen und so habe ich PLM Projekte als Business Consultant und Projektleiter in verschiedenen Branchen kennengelernt. Die Bandbreite der Anforderungen sowie die dabei eingesetzten Tools war groß. Von kompletten Eigenentwicklungen über Open Source bis zur Anpassung der diversen “Platzhirsche” war fast alles dabei. Ebenso variierte der Charakter der Produktdaten und der Geschäftsprozesse: Von stark regulierten Branchen bis hin zu eher “hemdsärmeligen, nerdigen” Unternehmen – langweilig war und ist das nie.

Und auch nach knapp 20 Jahren kann ich immern noch behaupten: Produkt Lifecycle Management ist und bleibt das Rückgrat eines jeden Industrieunternehmens.

 

comments powered by Disqus